Nuo šiol dokumentus tvarko dirbtinis intelektas
Ne žmonės

WiseDocs dirbtinis intelektas perima visą darbą su dokumentais – nuo jų priėmimo ir analizės iki užduočių paskyrimo, kontrolės ir rizikų prevencijos.

Veikia savarankiškai arba integruojasi į jūsų DVS, CRM, ERP ir kitas sistemas.

Kai procesus valdo žmonės, procesai stringa.

Net ir naudojant DVS, CRM ar ERP sistemas, kiekvienas dokumentas reikalauja žmogaus laiko.

Kiekvienas dokumentas – keli rankiniai veiksmai

  • priimti ir peržiūrėti
  • įvesti ir užregistruoti
  • patikrinti ir paskirstyti
  • parengti ir pateikti tvirtinimui

Procese dalyvauja skirtingi darbuotojai, o vykdymą reikia nuolat kontroliuoti.

Procesus riboja žmonės

  • trūksta laiko
  • darbuotojai keičiasi (atostogos, liga, kaita)
  • skiriasi patirtis ir kvalifikacija

Kuo daugiau žmonių procese, tuo sunkiau jį valdyti.

Dėl to atsiranda problemos

  • klaidos ir vėlavimai
  • procesai tampa nestabilūs
  • susidaro “kamščiai” augant srautui
  • svyruoja dokumentų kokybė

Didėja veiklos ir teisinė rizika.

Procesai gali veikti automatiškai

Kai rutiną perima dirbtinis intelektas, darbuotojai nebeadministruoja dokumentų.

Sistema perima rutiną

  • dokumentai apdorojami automatiškai
  • sistema paskiria užduotis ir kontroliuoja vykdymą
  • dokumentai tikrinami pagal nustatytas taisykles
  • darbuotojai įsitraukia tik tada, kai reikia sprendimo

Procesai veikia be trikdžių

  • vyksta nuosekliai ir stabiliai
  • nebepriklauso nuo darbuotojų
  • lengvai apdorojami dideli kiekiai
  • užtikrinama vienoda dokumentų kokybė

Procesai vyksta automatiškai.
Stabiliai, nepriklausomai nuo apimties.

Kai procesus valdo WiseDocs, jie vyksta savaime

WiseDocs dirbtinis intelektas valdo visą dokumento kelią – nuo gavimo iki įvykdymo ir kontrolės.

  • Kai dokumentas gaunamas (el. paštu, įkeltas ar nufotografuotas),
    DI iš karto jį apdoroja.

    • atpažįsta dokumento tipą
    • ištraukia svarbiausius duomenis
    • sukuria dokumento kortelę
    • užregistruoja sistemoje
  • Kai dokumentas paruoštas, sistema pradeda vykdyti procesą

    • sukuria ir paskirsto užduotis
    • informuoja atsakingus darbuotojus
    • seka eigą ir terminus
    • įspėja apie vėlavimus
    • o jei problema neišsprendžiama – informuoja vadovą
  • Per visą procesą DI prižiūri, kad viskas vyktų teisingai

    • tikrina dokumentų korektiškumą
    • seka galiojimo terminus
    • nustato rizikas ir neatitikimus
    • informuoja atsakingus darbuotojus ir vadovus

Kaip WiseDocs naudojamas praktikoje?

  • Dokumentų priėmimas ir apdorojimas

    • nustatomas dokumento tipas ir ištraukiami duomenys
    • dokumentas užregistruojamas ir išsiunčiamas patvirtinimas
    • paskirstomas atsakingiems ir išsaugomas sistemoje
  • Dokumentų tikrinimas ir rizikų vertinimas

    • tikrinamos sutartys, raštai ir kiti dokumentai
    • automatiškai analizuojama rizika
    • įvertinamos svarbiausios sąlygos ir formuluotės
  • Įtartinų pirkimų identifikavimas

    • nustatomi neįprasti ar neatitinkantys pirkimai
    • tikrinamas atitikimas taisyklėms ir biudžetui
    • įtartini pirkimai nukreipiami vadovui
  • Automatinis dokumentų rengimas

    • parengiamas dokumento tekstas pagal nurodymus
    • įforminama pagal šablonus ir taisykles
    • užregistruojama ir išsiunčiama gavėjui
  • Klientų užklausų paskirstymas

    • užklausos priimamos ir klasifikuojamos
    • ištraukiama svarbi informacija
    • paskirstoma vadybininkams ir kontroliuojama reakcija
  • Finansinių dokumentų apdorojimas

    • ištraukiami duomenys iš finansinių dokumentų
    • dokumentai tikrinami ir paskirstomi pagal taisykles
    • duomenys perduodami į apskaitos sistemą

Kokią naudą gaunate

  • Procesai veikia stabiliai

    • nepriklauso nuo darbuotojų užimtumo ar kaitos
    • vyksta nuosekliai ir be trikdžių
  • Mažiau darbo rankiniu būdu

    • visa rutina automatizuojama
    • darbuotojai įsitraukia tik tada, kai reikia sprendimo
  • Mažesnė rizika ir klaidų tikimybė

    • dokumentai tikrinami pagal nustatytas taisykles
    • kokybė išlieka stabili, nepriklausomai nuo apimties
  • Greitesni procesai

    • dokumentai apdorojami iš karto, 24/7
    • trumpėja užduočių vykdymo laikas
  • Didesnė kontrolė

    • procesas ir terminai valdomi automatiškai
    • problemos sprendžiamos iš karto
  • Lengvai augantys procesai

    • augant srautui nereikia didinti komandos
    • procesai išlieka stabilūs ir valdomi

Kiek pinigų prarandate šiandien?

Dokumentų apdorojimas kainuoja daugiau, nei atrodo.

Dokumentų įvedimas

1 dokumento įvedimas užtrunka apie 10 min.
(išanalizuoti, įvesti į DVS, užregistruoti, nukreipti atsakingiems)
500 dokumentų per mėn. ~11 darbo dienų
tai vieno darbuotojo pusė etato
Vidutinė darbo kaina ~2600 €/mėn.
(su mokesčiais ir pridėtinėmis)

Su WiseDocs

  • dokumentai įvedami ir paskirstomi automatiškai
  • automatizuojama ~90 % dokumentų įvedimo laiko

Dokumentų patikrinimas

1 dokumentas ~ 25 min.
(peržiūrėti turinį, įvertinti sąlygas, patikrinti rizikas)
300 dokumentų per mėn.
(sutartys, raštai ir kt.) = ~15 darbo dienų, tai ¾ specialisto etato
Vidutinė darbo kaina ~3500 €/mėn.
(su mokesčiais ir pridėtinėmis)

Su WiseDocs

  • automatizuojama didžioji dalis patikrinimų
  • specialistams lieka tik sudėtingiausi atvejai (~20%)

Dokumentų rengimas

1 dokumentas ~ 30 min.
(parengti tekstą, suformuoti, suderinti, paruošti siuntimui)
200 dokumentų per mėn. = ~100 darbo valandų
tai daugiau nei pusė darbuotojo etato
vidutinė darbo kaina ~3 000 €/mėn.
(su mokesčiais ir pridėtinėmis)

Naudojant WiseDocs DI

  • dokumento turinys parengiamas automatiškai
  • darbuotojui lieka tik pataisyti ir patvirtinti
  • dokumentų rengimo laikas sumažėja 2/3

Dokumentų paieška

1 pamesto dokumento paieška DVSe gali užtrukti kelias valandas
(kai nepamenate siuntėjo, gavėjo, datos ir pavadinimo)
20 paieškų per mėn. = ~40 darbo valandų
tai viena darbo savaitė
vidutinė darbo kaina ~3 000 €/mėn.
(su mokesčiais ir pridėtinėmis)

Naudojant WiseDocs DI

  • dokumentai randami pagal turinį ir prasmę
  • nereikia žinoti tikslių rekvizitų
  • dokumentų paieška pagreitėja 90%

Nepastebėti pirkimai

klaidingi ar neįprasti pirkimai dažnai lieka nepastebėti
(biudžeto neatitikimai, neteisinga kaina, nepagrįsti pirkimai)
keli nepastebėti pirkimai per mėn.
vieno pirkimo vertė ~1 500 €

Naudojant WiseDocs DI

  • įtartini pirkimai nustatomi automatiškai
  • neatitikimai iš karto nukreipiami vadovui
  • išvengiama didžiosios dalies nuostolių
Norite sužinoti, kiek galite sutaupyti jūs? Pamatyti, kaip tai veiktų

Pradėti paprasta

  • Pradedama nuo vieno proceso

    • nereikia keisti visų procesų iš karto
    • sistema prisitaiko prie jūsų darbo principų
    • pirmi rezultatai matomi greitai
  • Veikia jūsų IT aplinkoje

    • naudojate DVS, CRM ar ERP – WiseDocs papildo jūsų sistemas
    • neturite tinkamos programos – veikia kaip pilna dokumentų ir procesų valdymo sistema
  • Kontrolė išlieka jūsų rankose

    • DI atliktas darbas pradžioje pateikiamas patvirtinimui
    • įsitikinus tikslumu, kontrolė palaipsniui mažinama

WiseDocs naudoja

WiseDocs naudojama kaip savarankiška dokumentų valdymo sistema arba integruojama į kitas programas

Patirtis, kuria galima pasitikėti

WiseDocs vysto UAB “Contour Lab” komanda, turinti ilgametę patirtį verslo procesų optimizavimo ir automatizavimo srityje.

  • Oleg Kovalevskij
  • Vaidas Zdanys
  • Andrius Rudyk
  • Vladimir Novisov
  • Vaidotas Bičkus
  • Audrius Taulavičius
  • Irina Bobrova
  • Jevgenij Asmus
  • Nerijus Kaupinis

Oleg Kovalevskij

Direktorius

Daugiau nei 20 metų kuria procesų automatizavimo sprendimus.

Moka sudėtingus dalykus paversti sklandžiai veikiančiais. Suburia komandą, kuri įvykdo projektą laiku ir iki galo.

Vaidas Zdanys

Partneris, konsultantas

Daugiau nei 15 metų dirba su verslo procesais ir jų automatizavimu.

Gali valandų valandas gilintis į sistemą, kol nelieka nei vienos smulkmenos, kuri būtų nepatogi klientui. Būtent dėl to jo sprendimai tiesiog veikia.

Andrius Rudyk

Programavimo vadovas

Daugiau nei 10 metų kuria verslo procesų automatizavimo sprendimus.

Perfekcionistas, kuris gali grįžti prie tos pačios funkcijos tiek kartų, kiek reikia, kad ji veiktų nepriekaištingai. Geba suprojektuoti sudėtingą IT sistemą net ir tada, kai užduotis nėra tiksliai suformuluota.

Vladimir Novisov

Partneris, konsultantas

25+ metų verslo procesų automatizavimo patirtis.

Ten, kur viskas atrodo painu, jis įneša aiškumo. Vadovaujant Vladimirui, nauji komandos nariai greitai tampa stipriais savo srities specialistais.

Vaidotas Bičkus

Vyriausias inžinierius

Daugiau nei 10 metų kuria verslo procesų automatizavimo sprendimus.

Mėgsta gilintis į naujas technologijas ir spręsti sudėtingas užduotis. Dažnai randa sprendimą ten, kur jo nemato kiti.

Audrius Taulavičius

Konsultantas

Virš 10 metų optimizuoja ir automatizuoja įvairius verslo procesus.

Iš karto supranta, kaip sistema turi veikti pas konkretų klientą, ir pritaiko ją prie realių darbo procesų.

Irina Bobrova

Sistemų architektė

Daugiau nei 20 metų projektuoja ir kuria verslo procesų automatizavimo sprendimus.

Sudėtingus dalykus paverčia aiškiomis struktūromis ir sprendimais. Bendrauja paprastai ir orientuojasi į rezultatą – ieško, kaip problemą išspręsti, o ne kodėl to padaryti neįmanoma.

Jevgenij Asmus

Verslo plėtros vadovas

Daugiau nei 10 metų patirtis verslo procesų automatizavimo srityje.

Greitai perpranta kliento situaciją ir pasiūlo sprendimą, kuris iš tiesų tinka. Lengvai randa bendrą kalbą su įvairiais žmonėmis ir padeda optimaliai susidėlioti poreikius.

Nerijus Kaupinis

Konsultantas

Daugiau, nei 10 metų verslo procesų automatizavimo sistemų diegimo patirtis.

Lengvai randa bendrą kalbą tiek su vartotojais, tiek su programuotojais. Dėl to sudėtingi projektai tampa aiškūs ir lengvai įgyvendinami.