Dokumentų valdymo sistema, kuri tikrai pasiteisina.
Pritaikymo galimybės yra platesnės ir lankstesnės, palyginti su kitomis programomis, tačiau sistema išlieka patogi ir paprasta naudotis. Mes tai vadiname „Funkcionalus paprastumas“. Daugelis programos lankstumą suvokia kaip didžiulį funkcijų rinkinį su nustatymais. Tačiau tai dar nėra tikrasis lankstumas. Svarbiausia, kad sistema nepavirstų nepatogiu, sudėtingu, gremėzdišku mechanizmu.
Kodėl įsigyta dokumentų valdymo sistema gali nepasiteisinti?
Klientas mano, kad platus standartinis programos funkcionalumas garantuoja sėkmingą įdiegimą.
Klientas mano, kad platus standartinis programos funkcionalumas garantuoja sėkmingą įdiegimą.
Dokumentų valdymo sistemų kūrėjai pataikauja šiai klientų nuomonei – į programą įtraukia kuo įmanoma daugiau funkcijų.
Tačiau po įdiegimo užsakovai suvokia, kad dalis funkcijų veikia ne taip, kaip jiems reikia, o kai kurių svarbių funkcijų trūksta.
Paaiškėja, kad sistemoje yra daug perteklinių funkcijų, kurios apsunkina programos naudojimą ir daro ją nepatogią vartotojams.
Kaip gi pasielgti? Juk kuo mažiau funkcijų, tuo mažiau ir galimybių.
Dažniausiai dokumentų valdymo sistemų kūrėjai siūlo pasirinkti vieną iš dviejų variantų
-
1 Variantas
SUDĖTINGOS DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMOS SU PLAČIU FUNKCIONALUMU
-
2 Variantas
PAPRASTOS DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMOS SU MINIMALIU FUNKCIONALUMU
Mes pasirinkome kitą kelią:
Sistema turi būti patogi ir paprasta naudoti bei tuo pačiu metu spręsti VISAS
organizacijos
užduotis, dėl kurių
programa
buvo įsigyta.
Kaip mes sukūrėme paprastą ir patogią dokumentų valdymo sistemą, kuri sprendžia VISAS KLIENTO UŽDUOTIS
Atsisakėme sąvokos „Funkcijų gausa“, vietoj jos vartojame – „Vartotojui reikalingos funkcijos“. Kam painiotis daugybėje parinkčių ir skirtukų, kai naudojate vos 30 % jų?
Sudėtingų vidinių algoritmų dėka kiekvienoje operacijoje įdiegėme vartotojo veiksmų supaprastinimo principą. Panašiai kaip pirkimo apmokėjimas bekontakte banko kortele.
Sukūrėme sistemą, dėl kurios sudėtingos vidinės logikos galime išlaikyti programą labai paprastą ir minimalistinę išorėje.
Galite paprieštarauti: „Juk kiekviena organizacija turi savo užduočių ir ypatybių?“
Taip, todėl mūsų dokumentų valdymo sistemoje yra numatytas vidinės transformacijos pagal jūsų procesus mechanizmas. Kiekvienas programos vartotojas matys tik jam reikalingas funkcijas, o jų veikimo logika bus pritaikyta pagal jūsų procesų ypatybes sistemos konfigūravimo etape.
Paaiškinsime pavyzdžiais, kodėl lankstaus konfigūravimo galimybė yra itin svarbi sėkmingam sistemos diegimui
Funkcija „SĄSKAITŲ FAKTŪRŲ TVIRTINIMAS“
Tikras atvejis iš praktikos.
Įmonė įsigijo dokumentų valdymo sistemą su iš anksto paruoštomis standartinėmis dokumentų apyvartos valdymo metodikomis. Sistema buvo numatoma naudoti be kita ko pirkimo sąskaitų faktūrų tvirtinimo ir išlaidų projektams paskirstymo procesui valdyti.
Procesas buvo automatizuotas taip:
— Sąskaita buvo nukreipiama projektų vadovams, kurie įrašydavo tekstinį komentarą, nurodydami projektą ir sumą, kurią reikėjo priskirti tam projektui.
— Paskui sąskaita buvo tvirtinama vadovo ir nukreipiama operatoriui. Operatorius skaitydavo projektų vadovų komentarus ir rankiniu būdu įvedinėdavo duomenis į apskaitos programą.
Problema kilo dėl to, kad įmonė buvo didelė ir vienu metu vykdė iki 70 projektų. Projektų pavadinimai, kuriuos projektų vadovai įrašydavo į komentarus, ne visada buvo teisingai interpretuojami operatoriaus.
Dėl to projektų išlaidų sumos apskaitos programoje buvo priskiriamos neteisingiems projektams, ir neteisingi duomenys buvo pateikiami įmonės vadovui situacijos analizei ir valdymo sprendimų priėmimui.
Po keleto konfliktų, įmonė kreipėsi į mus.
„Wise Docs“ sistemoje yra įgyvendintas funkcionalumas, leidžiantis lengvai sukonfigūruoti papildomus laukus, kuriuos turi užpildyti konkrečios užduoties vykdytojas. Mes realizavome įmonės vykdomų projektų sąrašo importą iš apskaitos sistemos (importavome projekto kodą, pavadinimą, užsakovą ir projekto adresą) ir pateikėme projektų vadovams interaktyviąją lentelę. Šioje lentelėje projektų vadovai pasirinkdavo projektą ir kitame laukelyje įrašydavo pinigų sumą, kurią reikėjo priskirti tam projektui. Gauti duomenys buvo automatiškai eksportuojami į apskaitos programą. Sistema užtikrindavo, kad projektų vadovų įvestų sumų pagal projektus suma sutaptų su sąskaitos faktūros bendrąja suma be PVM.
Taigi pavyko supaprastinti procesą, sumažinti rankinio darbo sąnaudas ir aprūpinti klientą kritiškai svarbiais patikimais duomenimis.
Dokumentų spausdinimas vadovui
Vienos įmonės savininkas įsigijo sistemą, kurią pasirinko dėl plataus funkcionalumo.
Programa turėjo galimybę prisegti daug failų prie vienos dokumento kortelės.
Baigiamajame etape vyriausiajai finansininkei reikėjo atspausdinti visus dokumentus, surinktus vienoje kortelėje, ir pateikti vadovui. Veiksmas buvo vykdomas taip: atsiunčiamas vienas failas – atidaromas – atspausdinamas – uždaromas – ištrinamas, atsiunčiamas kitas – atidaromas – atspausdinamas – uždaromas – ištrinamas ir t. t. Klientas vienoje kortelėje paprastai saugojo apie 10 failų. Paprasta operacija virsdavo dešimtimis veiksmų.
Negana to, sistema kartu su failais spausdindavo jų metaduomenis, kurie klientui buvo nereikalingi. Dėl to darbuotojui tekdavo atrinkti iš krūvos ir išmesti daugybę atspausdintų puslapių.
Savininkas kreipėsi į kūrėją, tačiau šis atsisakė tobulinti sistemą net už papildomą atlygį. Darbuotojai kentėjo tokį programos funkcionalumą keletą metų, kol galiausia įmonės vadovas paskambino mums.
Automatizuodami šį procesą, mes sukonfigūravome spausdinimą taip, kad vartotojui paspaudus vieną mygtuką, programa atspausdindavo visą vartotojui reikalingų dokumentų rinkinį.
Naujas mygtukas atsirasdavo tik šio tipo dokumento formoje ir tik kai dokumento užduotis yra „Atspausdinti dokumentus vadovui“. Dėl to mygtukas netrukdė kitiems vartotojams, kuriems jis nėra reikalingas.