Dokumentų valdymo sistema, kuri tikrai pasiteisina.
Pritaikymo galimybės yra platesnės ir lankstesnės, palyginti su kitomis programomis, tačiau sistema išlieka patogi ir paprasta naudotis. Mes tai vadiname „Funkcionalus paprastumas“. Daugelis programos lankstumą suvokia kaip didžiulį funkcijų rinkinį su nustatymais. Tačiau tai dar nėra tikrasis lankstumas. Svarbiausia, kad sistema nepavirstų nepatogiu, sudėtingu, gremėzdišku mechanizmu.
Kodėl įsigyta dokumentų valdymo sistema gali nepasiteisinti?
Klientas mano, kad platus standartinis programos funkcionalumas garantuoja sėkmingą įdiegimą.
Klientas mano, kad platus standartinis programos funkcionalumas garantuoja sėkmingą įdiegimą.
Dokumentų valdymo sistemų kūrėjai pataikauja šiai klientų nuomonei – į programą įtraukia kuo įmanoma daugiau funkcijų.
Tačiau po įdiegimo užsakovai suvokia, kad dalis funkcijų veikia ne taip, kaip jiems reikia, o kai kurių svarbių funkcijų trūksta.
Paaiškėja, kad sistemoje yra daug perteklinių funkcijų, kurios apsunkina programos naudojimą ir daro ją nepatogią vartotojams.
Kaip gi pasielgti? Juk kuo mažiau funkcijų, tuo mažiau ir galimybių.
Dažniausiai dokumentų valdymo sistemų kūrėjai siūlo pasirinkti vieną iš dviejų variantų
-
1 Variantas
SUDĖTINGOS DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMOS SU PLAČIU FUNKCIONALUMU
-
2 Variantas
PAPRASTOS DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMOS SU MINIMALIU FUNKCIONALUMU
Mes pasirinkome kitą kelią:
Sistema turi būti patogi ir paprasta naudoti bei tuo pačiu metu spręsti VISAS
organizacijos
užduotis, dėl kurių
programa
buvo įsigyta.
Kaip mes sukūrėme paprastą ir patogią dokumentų valdymo sistemą, kuri sprendžia VISAS KLIENTO UŽDUOTIS
Atsisakėme sąvokos „Funkcijų gausa“, vietoj jos vartojame – „Vartotojui reikalingos funkcijos“. Kam painiotis daugybėje parinkčių ir skirtukų, kai naudojate vos 30 % jų?
Sudėtingų vidinių algoritmų dėka kiekvienoje operacijoje įdiegėme vartotojo veiksmų supaprastinimo principą. Panašiai kaip pirkimo apmokėjimas bekontakte banko kortele.
Sukūrėme sistemą, dėl kurios sudėtingos vidinės logikos galime išlaikyti programą labai paprastą ir minimalistinę išorėje.
Galite paprieštarauti: „Juk kiekviena organizacija turi savo užduočių ir ypatybių?“
Taip, todėl mūsų dokumentų valdymo sistemoje yra numatytas vidinės transformacijos pagal jūsų procesus mechanizmas. Kiekvienas programos vartotojas matys tik jam reikalingas funkcijas, o jų veikimo logika bus pritaikyta pagal jūsų procesų ypatybes sistemos konfigūravimo etape.
Paaiškinsime pavyzdžiais, kodėl lankstaus konfigūravimo galimybė yra itin svarbi sėkmingam sistemos diegimui
Funkcija „SĄSKAITŲ FAKTŪRŲ TVIRTINIMAS“
Tikras atvejis iš praktikos.
Įmonė įsigijo dokumentų valdymo sistemą su iš anksto paruoštomis standartinėmis dokumentų apyvartos valdymo metodikomis. Sistema buvo numatoma naudoti be kita ko pirkimo sąskaitų faktūrų tvirtinimo ir išlaidų projektams paskirstymo procesui valdyti.
Procesas buvo automatizuotas taip:
— Sąskaita buvo nukreipiama projektų vadovams, kurie įrašydavo tekstinį komentarą, nurodydami projektą ir sumą, kurią reikėjo priskirti tam projektui.
— Paskui sąskaita buvo tvirtinama vadovo ir nukreipiama operatoriui. Operatorius skaitydavo projektų vadovų komentarus ir rankiniu būdu įvedinėdavo duomenis į apskaitos programą.
Problema kilo dėl to, kad įmonė buvo didelė ir vienu metu vykdė iki 70 projektų. Projektų pavadinimai, kuriuos projektų vadovai įrašydavo į komentarus, ne visada buvo teisingai interpretuojami operatoriaus.
Dėl to projektų išlaidų sumos apskaitos programoje buvo priskiriamos neteisingiems projektams, ir neteisingi duomenys buvo pateikiami įmonės vadovui situacijos analizei ir valdymo sprendimų priėmimui.
Po keleto konfliktų, įmonė kreipėsi į mus.
„Wise Docs“ sistemoje yra įgyvendintas funkcionalumas, leidžiantis lengvai sukonfigūruoti papildomus laukus, kuriuos turi užpildyti konkrečios užduoties vykdytojas. Mes realizavome įmonės vykdomų projektų sąrašo importą iš apskaitos sistemos (importavome projekto kodą, pavadinimą, užsakovą ir projekto adresą) ir pateikėme projektų vadovams interaktyviąją lentelę. Šioje lentelėje projektų vadovai pasirinkdavo projektą ir kitame laukelyje įrašydavo pinigų sumą, kurią reikėjo priskirti tam projektui. Gauti duomenys buvo automatiškai eksportuojami į apskaitos programą. Sistema užtikrindavo, kad projektų vadovų įvestų sumų pagal projektus suma sutaptų su sąskaitos faktūros bendrąja suma be PVM.
Taigi pavyko supaprastinti procesą, sumažinti rankinio darbo sąnaudas ir aprūpinti klientą kritiškai svarbiais patikimais duomenimis.
Dokumentų spausdinimas vadovui
Vienos įmonės savininkas įsigijo sistemą, kurią pasirinko dėl plataus funkcionalumo.
Programa turėjo galimybę prisegti daug failų prie vienos dokumento kortelės.
Baigiamajame etape vyriausiajai finansininkei reikėjo atspausdinti visus dokumentus, surinktus vienoje kortelėje, ir pateikti vadovui. Veiksmas buvo vykdomas taip: atsiunčiamas vienas failas – atidaromas – atspausdinamas – uždaromas – ištrinamas, atsiunčiamas kitas – atidaromas – atspausdinamas – uždaromas – ištrinamas ir t. t. Klientas vienoje kortelėje paprastai saugojo apie 10 failų. Paprasta operacija virsdavo dešimtimis veiksmų.
Negana to, sistema kartu su failais spausdindavo jų metaduomenis, kurie klientui buvo nereikalingi. Dėl to darbuotojui tekdavo atrinkti iš krūvos ir išmesti daugybę atspausdintų puslapių.
Savininkas kreipėsi į kūrėją, tačiau šis atsisakė tobulinti sistemą net už papildomą atlygį. Darbuotojai kentėjo tokį programos funkcionalumą keletą metų, kol galiausia įmonės vadovas paskambino mums.
Automatizuodami šį procesą, mes sukonfigūravome spausdinimą taip, kad vartotojui paspaudus vieną mygtuką, programa atspausdindavo visą vartotojui reikalingų dokumentų rinkinį.
Naujas mygtukas atsirasdavo tik šio tipo dokumento formoje ir tik kai dokumento užduotis yra „Atspausdinti dokumentus vadovui“. Dėl to mygtukas netrukdė kitiems vartotojams, kuriems jis nėra reikalingas.
Rinkdamiesi dvs, pagalvokite, už ką kūrėjas ima pinigus
Už tai, kad sistemoje veikia visos funkcijos
arbaUž tai, kad sistema sprendžia visas jūsų užduotis
Sutikite, juk tai skirtingi dalykai!
O kai paaiškėja, kad daugybė funkcijų iš esmės yra nepatogios naudoti, išgirsta: „Jūs peržiūrėjote sistemos pristatymą, analizavote ją ir išbandėte. Nusprendėte, kad programa jums tinka ir ją įsigijote. Mes negalime būti atsakingi, kad kai kurios funkcijos jums netinka – kitiems jos gali būti tinkamos.“
Mūsų įmonė parduoda ne dokumentų valdymo sistemą, kaip tai daro kiti.
Mes siūlome JŪSŲ ORGANIZACIJOS UŽDUOČIŲ SPRENDIMĄ PASITELKIANT MŪSŲ DVS “WISE DOCS”.
Tačiau norint pasiekti šį tikslą, turime ne tik parduoti, bet ir tinkamai sukonfigūruoti sistemą, kad ji efektyviai spręstų visas jūsų užduotis ir tuo pat metu būtų patogi naudoti kiekvienam vartotojui.
Neegzistuoja sistemų, kurios tinka 100 %
Per pristatymus visos sistemos atrodo panašiai. Visose programose įgyvendintos standartinės dokumentų valdymo metodikos ir „geriausios praktikos“. Atrodytų – imk ir naudokis. O štai, kai prasideda tas „naudokis“, paaiškėja: kai kur naudotis nepatogu, kažkur trūksta smulkios, bet jums kritiškai svarbios funkcijos, kažkur jūsų verslo procesas skiriasi nuo „standartinio“, kai kurios funkcijos veikia ne taip, kaip jums reikėtų.
Todėl reikalinga adaptacija, vadinasi,
turi būti numatytas „konfigūravimo“ etapas
taip veikia “WISE DOCS”
Kokiam vartotojui sukurta dokumentų valdymo sistema
„WISE DOCS“
Mūsų sistema buvo sukurta organizacijoms, turinčioms gausų dokumentų srautą. Taip pat tiems, kurie pavargo nuo nepatogių, sudėtingų ir painių dokumentų valdymo sistemų. „WISE DOCS" yra produktas tiems, kurie vertina tvarką ir nekenčia chaoso.
Mes sukūrėme sistemą tiems, kurie nori išspręsti klausimą vieną kartą ir visiems laikams!
Juk organizacijai augant, sistemos lankstumas tampa labai svarbus.
„WISE DOCS“ sprendžiamos užduotys ir taikymo sritys
Dokumentų valdymo sistema „Wise Docs“ buvo kuriama atsižvelgiant į įvairių veiklos sričių organizacijų poreikius.
Gamybos įmonėms
Gamybos įmonėms
Standartinės funkcijos:
- Pirkimo sąskaitų tvirtinimas.
- Gaunamų ir siunčiamų dokumentų valdymas: laiškai, sutartys, raštai ir kt.
- Personalo dokumentų valdymas.
- Vidinių dokumentų valdymas (įsakymai, instrukcijos, buhalteriniai dokumentai ir pan.)
Specifinės funkcijos:
- Gamybos paruošimo proceso valdymas (brėžinių rengimas, medžiagų poreikio skaičiavimas, kalkuliacinės kortelės sudarymas, technologijos projektavimas).
- Kokybės kontrolės dokumentacijos valdymas.
- Komercinių pasiūlymų ir klientų užsakymų valdymas.
- Sutarčių su klientais ir tiekėjais pasirašymas.
- Klientų skundų apdorojimas.
- Įrangos eksploatavimo ir priežiūros instrukcijų saugojimas.
- Techninės ir projektinės dokumentacijos valdymas.
- Produkto sertifikavimo procesų valdymas.
- Pirkimų paraiškų paruošimo ir derinimo procesų automatizavimas.
Statybos bendrovėms
Statybos bendrovėms
Standartinės funkcijos:
- Gaunamų ir siunčiamų dokumentų valdymas: laiškai, sutartys, raštai ir kt.
- Personalo dokumentų valdymas.
- Vidinių dokumentų valdymas (įsakymai, instrukcijos, buhalteriniai dokumentai ir pan.)
Specifinės funkcijos:
- Dalyvavimo konkursuose ir viešuosiuose pirkimuose procesų valdymas.
- Sutarčių su užsakovais ir subrangovais pasirašymas.
- Projektinės dokumentacijos valdymas (brėžiniai, nuotraukos, leidimai ir kt.)
- Pirkimo sąskaitų vizavimas ir išlaidų paskirstymas projektams.
- Banko garantijų, draudimų, sertifikatų, leidimų ir kitų dokumentų galiojimo terminų kontrolė.
- Atliktų darbų aktų derinimas su klientais.
Prekybos įmonėms
Prekybos įmonėms
Standartinės funkcijos:
- Pirkimo sąskaitų tvirtinimas.
- Gaunamų ir siunčiamų dokumentų valdymas: laiškai, sutartys, raštai ir kt.
- Personalo dokumentų valdymas.
- Vidinių dokumentų valdymas (įsakymai, instrukcijos, buhalteriniai dokumentai ir pan.)
Specifinės funkcijos:
- Komercinių pasiūlymų paruošimas.
- Klientų užsakymų valdymas.
- Susijusių su prekių transportavimu ir pristatymu dokumentų valdymas.
- Importo ir eksporto procedūrų valdymas.
- Grąžinimų valdymas.
- Sutarčių su užsakovais ir tiekėjais pasirašymas.
- Prekių dokumentacijos saugojimas.
- Dalyvavimas konkursuose ir viešuosiuose pirkimuose.
- Dokumentų, susijusių su reklaminėmis medžiagomis, medijų planais ir rinkodaros veiklos ataskaitomis, valdymas.
Viešajam sektoriui
Viešajam sektoriui
Standartinės funkcijos:
- Gaunamų ir siunčiamų dokumentų valdymas: laiškai, sutartys, raštai ir kt.
- Personalo dokumentų valdymas.
- Vidinių dokumentų valdymas (įsakymai, instrukcijos, buhalteriniai dokumentai ir pan.)
- Pirkimo sąskaitų tvirtinimas.
Specifinės funkcijos:
- Gyventojų ir organizacijų prašymų ir paraiškų apdorojimas.
- Gautų užklausų nagrinėjimo terminų apskaita ir kontrolė, atskaitomybės formavimas
- Paslaugų tiekimas gyventojams ir organizacijoms savitarnos svetainėje.
- Oficialių dokumentų, tokių kaip nutarimai, įsakymai, protokolai, tarnybinės pažymos ir kt., kūrimas, derinimas, tvirtinimas ir saugojimas.
- Konkursinių pirkimų valdymas.
- Vidinės komunikacijos ir informacijos valdymas.
- Socialinių paslaugų gavėjų apskaita, pašalpų, subsidijų ir kitų socialinių išmokų skyrimo ir mokėjimo procesų automatizavimas.
- Dokumentų, susijusių su socialinių programų ir projektų įgyvendinimu, valdymas.
- Elektroninių archyvų valdymas ir dokumentų saugojimo terminų kontrolė.
- Duomenų saugos valdymas.
Paslaugų sektoriui
Paslaugų sektoriui
Standartinės funkcijos:
- Pirkimo sąskaitų tvirtinimas.
- Gaunamų ir siunčiamų dokumentų valdymas: laiškai, sutartys, raštai ir kt.
- Personalo dokumentų valdymas.
- Vidinių dokumentų valdymas (įsakymai, instrukcijos, buhalteriniai dokumentai ir pan.)
Specifinės funkcijos:
- Komercinių pasiūlymų paruošimas ir suderinimas su klientais.
- Sutarčių su užsakovais ir subrangovais pasirašymas.
- Klientų užklausų paskirstymas ir vykdymo kontrolė.
- Komunikacijos su klientais valdymas.
- Išlaidų paskirstymas projektams.
- Atliktų darbų aktų derinimas su klientais.
Išbandykite programą nemokamai
Oleg Kovalevskij, UAB „Contour Lab“ vadovas
Kuo mūsų pasiūlymas
skiriasi nuo kitų dokumentų valdymo sistemų
„Wise Docs“ — funkcionali ir patogi dokumentų valdymo sistema.
Dažnai kūrėjai savo dokumentų valdymo sistemas pristato kaip nereikalaujančias diegimo programas. Tai džiugina klientus. „Kokia puiki sistema: viskas sukonfigūruota, imk ir naudokis. Ir dar papildoma ekonomija“ – galvoja jie. Tačiau džiaugsmas virsta nusivylimu po kelių mėnesių, kai suvokiama: „sistema sprendžia toli gražu ne visus uždavinius“.
Mes dirbame su klientais, kurie suvokia asmeninio pritaikymo svarbą.
Galimybė lengvai pritaikyti sistemą įvairiems verslo procesams – tai mūsų inžinierių ir programuotojų komandos nuopelnas. Jie sugebėjo sėkmingai įgyvendinti šį sudėtingą projektą.
Verslo procesų optimizavimo ekspertas
Programavimo vadovas
IT sprendimų architektas
Verslo procesų optimizavimo ekspertas
Darbo schema:
nuo prezentacijos iki sėkmingo įdiegimo
Poreikių aptarimas, sistemos pristatymas, sutarties sudarymas
Numatomų automatizuoti įmonės procesų tyrimas
Sistemos konfigūravimas
Bandomoji eksploatacija
Darbo pradžia
Papildomas konfigūravimas (jei reikalingas)
Įdiegimo projekto užbaigimas
Palaikymas ir plėtra
Pradėkime nuo pristatymo?