Tiekimo planavimas. Kas tai ir kodėl jis svarbus?

Tiekimo planavimas – tai procesas, kurio metu įmonė iš anksto numato, kokių prekių, žaliavų ar medžiagų jai prireiks, kada tiksliai jų reikės ir kaip užtikrinti, kad jos atkeliautų laiku, neįšaldant didelio kiekio pinigų sandėlyje.

Prastas tiekimo planavimas dažniausiai pasireiškia ne kaip vienas akivaizdus gedimas, o kaip nuolatinis gaisrų gesinimas – skubūs pirkimai už didesnę kainą, vėluojantys projektai ar sandėlyje užsigulėję nereikalingi likučiai.

Kadangi didelė dalis tiekimo planavimo remiasi tiksliu dokumentų – užsakymų, sutarčių, sąskaitų – valdymu, netvarkinga dokumentacija tampa viena dažniausių priežasčių, kodėl planavimas neveikia tinkamai.

Wise Docs dokumentų valdymo sistema padeda įmonėms susisteminti šiuos dokumentus taip, kad reikalinga informacija apie tiekėjus, terminus ir užsakymus visada būtų pasiekiama.

Ilgalaikis ir trumpalaikis planavimas – tai du skirtingi dalykai

Tiekimo planavimą naudinga skirstyti į dvi skirtingas laiko perspektyvas, nes jos atsako į skirtingus klausimus.

Ilgalaikis planavimas leidžia įvertinti bendrą produktų ar medžiagų poreikį per ateinančias savaites, mėnesius ar net metus.

Planas sudaromas įvertinant pardavimų prognozes, gamybinius pajėgumus, esamų atsargų padengimo dienas ir tiekėjų pristatymo terminus.

Šio planavimo rezultatas – bendro poreikio planas ilgesniam laikotarpiui, kuris parodo įmonės kryptį.

Trumpalaikis arba operatyvinis planavimas sudėlioja konkrečią seką – ką ir kada tiksliai reikia užsakyti ar gaminti artimiausiu metu, įvertinant, ar pakanka turimų žaliavų ir ar laisvi reikalingi ištekliai.

Šio planavimo rezultatas – detalus grafikas dienoms ar savaitėms, kuriuo tiesiogiai vadovaujamasi kasdien.

Abu planavimo tipai reikalingi vienu metu – ilgalaikis rodo, kur judama, o trumpalaikis užtikrina, kad kiekvienas konkretus žingsnis įvyktų laiku.

Kodėl vėlavimai dažniausiai kyla ne dėl darbuotojų klaidų?

Projektinėje veikloje problema dažnai atsiranda ne todėl, kad darbuotojai neatliko savo pareigų, o todėl, kad medžiagų poreikis nebuvo laiku susietas su darbų grafiku.

Efektyvus tiekimo planavimas turėtų prasidėti dar formuojant patį projekto ar užsakymo planą, o ne tada, kai jau artėja darbų pradžia.

Skirtingoms prekėms reikia skirtingo laiko – vienoms medžiagoms pristatyti užtenka kelių dienų, kitoms gali tekti laukti mėnesį ar ilgiau.

Jei pirkimų skyrius apie poreikį sužino tik prieš pat darbų pradžią, pasirinkimų lieka nedaug – tenka arba ieškoti brangesnio tiekėjo, mokėti už skubų transportą, arba nukelti viso projekto terminą.

Todėl reikia iš anksto įvertinti, kokių prekių prireiks kiekviename etape, kiek laiko užtrunka jų gamyba ir pristatymasir kada tiksliai turi būti pateikta užklausa tiekėjui.

Kodėl sandėlio likutis ne visada reiškia laisvas atsargas?

Viena dažna klaida planuojant – manyti, kad visas sandėlyje matomas prekių kiekis yra laisvas naudoti. Iš tikrųjų dalis to kiekio gali būti jau rezervuota konkrečiam užsakymui ar projektui.

Jei sistema rodo tik bendrą likutį, darbuotojas, planuojantis kitą užsakymą, gali klaidingai manyti, kad medžiagą galima panaudoti, nors ji jau priskirta kitam tikslui.

Dėl šios priežasties svarbu atskirti keturias skirtingas atsargų kategorijas: laisvas, rezervuotas, jau užsakytas pas tiekėją ir jau išduotas konkrečiam projektui.

Toks atskyrimas padeda išvengti dvigubo tos pačios prekės planavimo skirtingiems tikslams – klaidos, kuri paaiškėja tik tada, kai jau per vėlu.

Paklausos prognozavimas kaip planavimo pagrindas

Paklausos prognozavimas – tai procesas, kurio metu remiantis istoriniais pardavimų duomenimis, sezoniniais svyravimais ir rinkos tendencijomis bandoma numatyti, kiek konkrečios prekės ar medžiagos prireiks ateityje.

Tikslus prognozavimas leidžia išlaikyti pusiausvyrą tarp dviejų vienodai brangių klaidų – prekių trūkumo, dėl kurio prarandami pardavimai ar sustoja gamyba ir per didelių atsargų, kurios įšaldo įmonės pinigus sandėlyje.

Prognozavimo tikslumas tiesiogiai priklauso nuo duomenų, kuriais jis remiasi, kokybės. J

ei istoriniai duomenys netikslūs ar pasenę, gautos prognozės bus nepatikimos, o tai gali lemti arba per dideles atsargas, arba jų trūkumą.

Dalijimasis šiomis prognozėmis su pačiais tiekėjais taip pat stiprina bendradarbiavimą – tiekėjai geriau supranta būsimą poreikį, todėl gali patikimiau pristatyti prekes laiku ir tinkamais kiekiais, o tai savo ruožtu mažina tiekimo grandinės sutrikimų riziką.

Atsargų stebėjimas kaip nuolatinis procesas

Tiekimo planavimas nesibaigia sudarius planą – reikalingas nuolatinis atsargų stebėjimas: kas įvežama į sandėlį, kas iš jo išvežama.

Taip pat naudinga žinoti, iš kur konkrečiai atkeliauja žaliavos, kiek laiko realiai užtrunka jas gauti ir kur tiekimo grandinėje dažniausiai pasitaiko vėlavimų – tokios žinios leidžia iš anksto numatyti galimas kliūtis, o ne reaguoti į jas jau, joms jau įvykus.